Nota di trasparenza sull’uso dell’intelligenza artificiale

Informazioni sugli strumenti utilizzati, sulla supervisione umana e sui contenuti generati o modificati mediante sistemi di intelligenza artificiale

Titolare: EXAGON GROUP S.R.L.
Sito: exagongroup.it
Versione: 1.0 — settembre 2026

Questa pagina descrive, per finalità di trasparenza, come EXAGON GROUP S.R.L. utilizza strumenti di intelligenza artificiale nello svolgimento delle proprie attività.

La presente nota non sostituisce la Privacy Policy né le informative specifiche rese per corsi, selezioni, progetti finanziati o altri rapporti nei quali siano trattati dati personali.

1. Come utilizziamo l’intelligenza artificiale

EXAGON GROUP S.R.L. può utilizzare strumenti di intelligenza artificiale generativa come supporto alle proprie attività professionali, formative, organizzative e di comunicazione.

In particolare, possono essere utilizzati:

  • ChatGPT di OpenAI, per supportare attività quali elaborazione e revisione di testi, sintesi, organizzazione di informazioni, predisposizione di comunicazioni, analisi di documenti e supporto ad attività organizzative;
  • Meta AI, anche quando disponibile attraverso WhatsApp, per attività di supporto alla produzione o elaborazione di contenuti e informazioni;
  • strumenti di generazione o elaborazione assistita di testi e immagini destinati al sito, ai materiali informativi, alla comunicazione e alle attività dell’organizzazione.

L’intelligenza artificiale viene utilizzata come strumento di supporto e non sostituisce la valutazione e la responsabilità del personale incaricato.

2. Rapporti con utenti, corsisti e interessati

Le richieste rivolte a EXAGON GROUP S.R.L. tramite email, WhatsApp, moduli, telefono o altri canali di contatto sono gestite sotto la responsabilità di persone incaricate.

L’eventuale utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale può supportare, ad esempio:

  • la predisposizione o revisione di comunicazioni;
  • il riordino e l’organizzazione di informazioni ed elenchi;
  • la sintesi di documenti;
  • l’analisi di dati o report;
  • la preparazione di materiali informativi, didattici o organizzativi.

Gli strumenti di IA non sono autorizzati ad assumere autonomamente decisioni riguardanti gli interessati.

3. Supervisione umana e responsabilità

Gli output prodotti dai sistemi di intelligenza artificiale possono contenere errori, inesattezze, omissioni o risultati non adeguati al contesto.

Per questo motivo, i risultati destinati a essere utilizzati nelle attività di EXAGON GROUP S.R.L. sono sottoposti a verifica da parte del personale incaricato, in misura proporzionata alla natura e alla rilevanza dell’attività.

La responsabilità per l’utilizzo, la modifica, l’approvazione o la pubblicazione del contenuto rimane in capo a EXAGON GROUP S.R.L. e alle persone incaricate.

EXAGON GROUP S.R.L. non assume decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sugli interessati.

In particolare, non vengono affidate esclusivamente a sistemi di IA decisioni relative all’ammissione, all’esclusione o alla valutazione dei partecipanti ai percorsi formativi.

4. Dati personali nei sistemi di intelligenza artificiale

Nello svolgimento di determinate attività può essere necessario elaborare mediante strumenti di intelligenza artificiale documenti o informazioni contenenti dati personali.

Possono rientrare, a titolo esemplificativo:

  • dati relativi agli iscritti ai percorsi formativi;
  • nominativi e recapiti;
  • dati contenuti negli elenchi utilizzati nell’organizzazione delle attività;
  • contenuti di comunicazioni;
  • informazioni contenute in documenti;
  • dati o informazioni derivanti da report sull’utilizzo del sito.

Per ciascuna attività vengono individuate la finalità del trattamento e la relativa base giuridica e vengono utilizzati soltanto i dati necessari rispetto allo scopo perseguito.

Quando l’attività può essere svolta utilizzando dati aggregati o effettivamente anonimi, si evita la trasmissione di informazioni identificative.

Quando opportuno, possono essere utilizzate tecniche di pseudonimizzazione. La sostituzione di un nominativo con un codice non rende tuttavia automaticamente anonimo il dato e non esclude l’applicazione della normativa sulla protezione dei dati personali.

L’inserimento in strumenti di IA di dati particolarmente delicati, dati giudiziari, credenziali, informazioni riservate o altre informazioni non necessarie deve essere evitato salvo che sia stata effettuata una specifica valutazione e sussistano adeguati presupposti per il trattamento.

Ulteriori informazioni sono disponibili nella Privacy Policy e, quando applicabile, nelle informative specifiche relative ai singoli percorsi o servizi.

5. Fornitori e trasferimenti di dati

L’utilizzo di servizi di intelligenza artificiale forniti da soggetti esterni può comportare la comunicazione di informazioni ai relativi fornitori.

L’impiego di ChatGPT/OpenAI, Meta AI e di eventuali ulteriori servizi può inoltre comportare il trattamento di dati anche al di fuori dello Spazio economico europeo, inclusi gli Stati Uniti.

Gli eventuali trasferimenti internazionali di dati personali sono gestiti nel rispetto del Capo V del Regolamento (UE) 2016/679, utilizzando, a seconda del servizio e del destinatario, decisioni di adeguatezza o altre garanzie previste dalla normativa applicabile.

Prima dell’introduzione di ulteriori fornitori di intelligenza artificiale vengono verificate, per quanto pertinente, le relative condizioni di trattamento dei dati e viene aggiornata la documentazione informativa quando necessario.

6. Trasparenza dei contenuti generati o modificati mediante IA

Non qualsiasi utilizzo dell’intelligenza artificiale comporta automaticamente l’obbligo di applicare un’etichetta al contenuto.

EXAGON GROUP S.R.L. valuta la necessità di informare gli utenti in funzione della natura del contenuto, dello strumento utilizzato e della normativa applicabile.

Scenario Approccio
Testo informativo, promozionale o organizzativo realizzato con supporto di IA e sottoposto a revisione umana Non viene applicata automaticamente un’etichetta esclusivamente per il fatto che sia stato utilizzato uno strumento IA. Può essere fornita una disclosure volontaria quando utile alla trasparenza o per evitare equivoci.
Immagini, audio o video qualificabili come deepfake Viene fornita un’informazione chiara sul fatto che il contenuto sia stato generato o manipolato artificialmente, secondo quanto previsto dalla normativa applicabile.
Testi generati o manipolati artificialmente destinati a informare il pubblico su questioni di interesse pubblico La necessità della disclosure viene valutata secondo quanto previsto dall’art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689, incluse le eccezioni previste in presenza di revisione umana o responsabilità editoriale.
Contenuti artistici, creativi, satirici o di finzione Quando previsto dalla normativa viene fornita un’informazione appropriata, con modalità che non compromettano inutilmente la fruizione del contenuto.
Interazione diretta dell’utente con un sistema di IA Qualora vengano introdotti sistemi che interagiscono direttamente con gli utenti, viene fornita l’informazione prevista dalla normativa, salvo i casi in cui la natura artificiale dell’interazione sia già evidente.

A seconda del contesto possono essere utilizzate formule quali:

“Immagine generata o modificata con intelligenza artificiale.”

“Contenuto realizzato con il supporto dell’intelligenza artificiale e sottoposto a revisione umana.”

“Video contenente elementi sintetici generati mediante intelligenza artificiale.”

Le indicazioni utilizzate non devono creare nell’utente un’impressione ingannevole circa l’origine, l’autenticità o il valore documentale del contenuto.

7. Alfabetizzazione e utilizzo consapevole dell’IA

Le persone che utilizzano sistemi di intelligenza artificiale nell’ambito delle attività di EXAGON GROUP S.R.L. devono disporre di istruzioni e di un livello di conoscenza adeguato rispetto agli strumenti utilizzati.

Il livello di alfabetizzazione viene valutato considerando, in particolare:

  • conoscenze ed esperienza delle persone coinvolte;
  • caratteristiche del sistema utilizzato;
  • contesto nel quale viene impiegato;
  • finalità dell’utilizzo;
  • natura delle persone o dei gruppi sui quali l’utilizzo del sistema può produrre effetti.

Tali misure sono adottate in conformità al principio di alfabetizzazione in materia di IA previsto dall’art. 4 del Regolamento (UE) 2024/1689.

8. Proprietà intellettuale, contenuti e comunicazioni

L’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale non autorizza automaticamente l’impiego di opere, fotografie, marchi, loghi, immagini, voci, dati personali o altri contenuti appartenenti a terzi.

I contenuti generati o elaborati con il supporto dell’intelligenza artificiale vengono valutati, in funzione del loro utilizzo, anche al fine di ridurre il rischio di:

  • diffusione di informazioni false o inesatte;
  • violazione di diritti di proprietà intellettuale;
  • uso non autorizzato di dati personali;
  • contenuti discriminatori o inappropriati;
  • comunicazioni commerciali ingannevoli.

Le norme applicabili ai contenuti, alla pubblicità, alla protezione dei consumatori, alla proprietà intellettuale e alla protezione dei dati personali continuano ad applicarsi indipendentemente dall’impiego di sistemi di intelligenza artificiale.

9. Aggiornamenti

Questa nota viene aggiornata quando intervengono cambiamenti significativi negli strumenti utilizzati, nelle finalità del loro utilizzo o negli obblighi normativi applicabili.

L’introduzione di nuovi sistemi di intelligenza artificiale non comporta automaticamente l’autorizzazione a trasmettere loro dati personali: prima del loro utilizzo vengono effettuate le verifiche necessarie e, quando richiesto, aggiornate le informazioni rese agli interessati.

Versione 1.0 — settembre 2026

10. Contatti

Per informazioni relative all’utilizzo dell’intelligenza artificiale o al trattamento dei dati personali è possibile contattare:

EXAGON GROUP S.R.L.
Codice fiscale e Partita IVA: 02024530897
Sede: Via Cattaneo 2, 96012 Avola (SR)
Email: amministrazione@exagongroup.it
PEC: exagongroup@pec.it

Fonti normative principali